Das Unternehmen produziert Haushaltsgeräte und Elektroartikel im Bereich Beauty & Health Care und Wellness. Als zentrales System wird SAP eingesetzt. Für den Bereich Lagerverwaltung ist hingegen eine Individualentwicklung im Einsatz, die über eine Schnittstelle zu SAP verfügt und von dort mit Daten versorgt wird.

Die InfoSys hat ein nachgelagertes System zur Erstellung aller Transport- und Zollpapiere entwickelt. Dieses ist über Schnittstellen mit den anderen Systemen verbunden und erhält so alle notwendigen Stamm- und Bewegungsdaten. Aus diesen Informationen werden z. T. vollautomatisch die Papiere generiert und auf den Formulardruckern ausgedruckt. Dazu sind alle relevanten Informationen über die Drucker im System hinterlegt. Das sind im einzelnen die Drucker, Druckerschächte, Ränder, Formulare und Informationen zum beidseitigen Druck.

Über Masken können alle Daten im System verwaltet und angepasst werden. Es besteht die Möglichkeit, unabhängig vom Vorsystem Vorgänge zu erfassen und die gewünschten Papiere zu generieren. Über eine integrierte Rechteverwaltung werden die Benutzer, Benutzergruppen und Druckerpools verwaltet.

Für die Stammdaten wurde eine Historisierung implementiert. Damit ist eine lückenlose Nachvollziehbarkeit gewährleistet, da sowohl über die Schnittstelle als auch durch Benutzer Änderungen an den Stammdaten vorgenommen werden können.

Es werden folgende Formulare mit dem System erstellt:

• AM – Ausfuhranmeldung / Ausfuhrerklärung
• Ausfuhrerklärung für EG-Erstattung
• AM - Zollware
• AM - Veredelungsware
• ATR - Warenverkehr
• Bankeinreicher
• CMR - Frachtbrief
• DHL - Frachtbrief
• EUR1 - Warenverkehrsbescheinigung
• EUR2 - Warenverkehrsbescheinigung
• Handelsrechnung
• IATA - Gefahrgut
• IMO - Gefahrgut
• Packliste
• Postpaketkarte
• T2L – Versandpapier
• T5 - Versandpapier
• Transportauftrag
• UAM - Unvollst. Ausfuhranmeldung
• UPS - Frachtbrief
• Ursprungszeugnis
• VM – Versandanmeldung / T-Papier
• Warenliste

Die Einführung des Systems hat neben einer erhöhten Datenqualität der Fomularinhalte auch zu einer erheblichen Arbeitsentlastung bei der Formularbearbeitung geführt. Es werden seither monatlich ca. 4000 Formulare mit diesem System erstellt und archiviert.

Bei diesem Projekt war es für die Analytiker der InfoSys sehr hilfreich, das bereits umfangreiche Erfahrungen im Zusammenhang mit den Anforderungen und der Verarbeitung dieser Formulare bestanden. In einem Projekt des Bundesministeriums der Finanzen für das Hauptzollamt in der Hansestadt Hamburg hat die InfoSys bei der Verwaltung und Auszahlung der Ausfuhrerstattungen der Europäischen Union mehrere Jahre lang technische Aufbauarbeit in diesem Bereich geleistet.